奥飛騨温泉郷観光協会では、協会会員様の連絡網として、今は電話とFAXをメインに使用しています。 しかし、外出の最中に連絡があっても、すぐに連絡できない場合もあり、160以上いる全ての会員様に連絡が回るまでに時間がかかることが問題でした。 また、某SNSアプリの“L”を使う方も多いですが、会員様でガラケーの方がいたり、スマホでもアプリを入れたくない、という方もいらっしゃったりするので、一斉連絡といっても、結局電話とFAXでは担当者への業務負担が大きいという現状もありました。

そのような中で、役員の「一斉メールの仕組みを作る必要があるのではないか。災害時にも対応できる、緊急連絡網も整備する必要がある。」という発言があり、本格的にメールでの連絡網を構築する必要性があると感じるようになりました。

メールでの連絡網を考えるにあたり、インターネット等で探し、他社サービスとも比べましたが、無料で使えるサービスは広告が入るため、観光協会のような場に合わないと考えていました。そのような中、お付き合いしている広告会社さんから「つながめ」というサービスがあると聞き、まずは試験的に導入することになりました。

すぐに協会内での連絡網を構築し、１～２ヶ月も使っていると、自分の考えている一斉連絡やメーリングリストのグループ内での情報共有等ができるとわかり、先日の役員会でも新年度からの導入が決定しました。 メールわからない、という方でも、息子さん、娘さんや、周りの人に聞くことで解決できると考えています。 実際、周りでメール使ったことない、という人はいないですしね。誰でもわかるのはポイントですね。 これからどんどん登録する人を増やしていく予定です。

2018.02.27の記事にも記載している通り、これまでの観光協会と協会会員様の連絡手段は電話とFAXでした。 しかし電話とFAXでは、会員様へ情報を伝えるのに時間がかかるうえ、FAXの通信料等の経費もかかります。

協会の情報発信をする責任者・担当者が外出していたり、業務時間外であったりと、即時にFAX送信ができない場合は、まず電話で情報を回せる人がいないか確認をするところから始めなければなりません。 他にも協会の執務があるなか、１時間２時間をひたすら電話連絡やFAXの送信をし続けるのは、観光協会本来の役割を果たすのに効率的ではありません。

また、外出中や帰宅後の場合は、一旦事務所に戻らないと連絡が取れない場合もあり、外出中でも、必要なその時に、簡単・迅速に連絡ができるという点は、当協会がつながめを導入するひとつの大きな理由にもなっています。

その点、つながめの一斉配信機能やアンケート機能を使えば、外出先でもメール一本で同じ情報を全員に、もしくは送信するグループを選んで送信することができます。

これまでの電話・FAXに費やしていた時間を、別の執務や会員様の満足度向上、地域の観光を盛り上げるために使えます。

また、登録者をMN（中グループ）、ML（小グループ）で管理できるので、様々な情報を適切な会員様へ流せるようになると思います。

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第２回の記事は以上です。

今回の記事は、管理者の立場から業務の効率を上げる、という内容をクローズアップしてお伝えしました。 管理者様の業務負担が少なくなるというのはつながめのメリットのひとつなので、このご意見を聞けてかめ子は本当に嬉しいです♪

メーリングリストの登録をするにあたり、まず考えたのは、ミドルネット（中グループ）、メーリングリスト（小グループ）の構図でした。

（補足：詳しい機能につきましては、「機能と特長」をご覧ください。）

当協会では、地区ごと・業種ごと（宿泊施設、飲食店、小売店etc.）でグループ設定をしました。地区ごと・業種ごとのグループを作成したのは、普段は業務に必要な情報をメーリングリストで共有してもらい、また、災害時や緊急時には、その地域に迅速に必要な情報を届けるためです。

まずミドルネットの登録方法は、管理画面上で、登録したいメールアドレスを入力し、確認のメールが届いたらそのまま（引用文を付けたまま）返信するだけです。

次にメーリングリストの登録方法は、管理画面で確認できるメールアドレスを、登録してほしい方へ渡してメールを１本送ってもらうだけです。たまに、「メールアドレス渡すから登録しておいてよ」と言われ、その方法をつながめに問い合わせたところ、『メーリングリストへの登録は、参加される方からのメール送信が必要です。』とのこと。

ただ、管理画面から登録方法を記載した紙が印刷できるので、それを印刷して渡せば、そのプリントの通りに登録をしてもらうことができます。また、登録作業を自身ですることで、参加意識を持って下さるようになり、管理者のメールアドレスの更新作業の負担軽減になるとのこと。ちなみに、プリント下部には一斉メールを配信する予定の日付を書く箇所があり、そこに日付を記入しておけば、その期日までに登録を促せるようになっているそうです。

このようなかたちで、まずは全協会様への周知、登録を引き続き、行っていく予定です。